Der Vermieter muss die gesetzliche Abrechnungsfrist einhalten. Eine Untätigkeit oder auch Schlampigkeit seitens der vom ihm beauftragten Hausverwaltung geht zu seinen Lasten.
Der Vermieter haftet dafür, dass die Nebenkostenabrechnung fristgerecht gemacht und beim Mieter eingeht.
Die gesetzliche Abrechnungsfrist beläuft sich auf 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode. Bei normalem Mietraum (Mietwohnung) ist das gesamte Jahr, also vom 01.01. bis 31.12. die Abrechnungsperiode.
Damit muss der Vermieter die Abrechnung für das gesamte Jahr 2017 bis zum 31.12.2018 dem Mieter zukommen lassen. Diese Frist gilt auch dann, wenn das Mietverhältnis z.B. bereits zum 31.03.2017 beendet wurde. Auch dann hat der ehemalige Vermieter bis Ende Dezember des darauffolgen Jahres Zeit mit der Abrechnung.
Es stellt sich die Frage, was passiert, wenn der Vermieter diese Frist nicht einhält und bis Ende Dezember keine Nebenkostenabrechnung erstellt hat.
Dann wird zwischen bestehenden und bereits beendeten Mietverhältnissen unterschieden.
Wenn der Mieter noch in der Wohnung wohnt und damit das Mietverhältnis noch besteht, hat er die Möglichkeit, ab Januar die Nebenkosten nicht mehr zu zahlen und zwar solange, bis der Vermieter ordnungsgemäß abgerechnet hat. Wenn dann die Abrechnung erstellt wird, dann kann der Vermieter evtl. Nachzahlungen nicht mehr fordern. Guthaben hat er selbstverständlich an den Mieter auszuzahlen.
Sollte das Mietverhältnis bereits beendet sein, so kann der Mieter die Rückzahlung sämtlicher Nebenkostenvorauszahlungen für das gesamte Abrechnungsjahr fordern und ggf. auch einklagen. Dann kommen die Vermieter in der Regel „in die Gänge“ und erteilen die Abrechnung. Dann selbstverständlich ebenso mit der Folge, dass eine Nachzahlung nicht mehr gefordert werden kann sowie evtl. Guthaben an den Mieter ausgezahlt werden müssen.